Votre déclaration est une démarche sérieuse et peut avoir des implications pour les personnes visées.
À ce titre, il est important de bien considérer la véracité des faits observés et des propos rapportés afin d'éviter être considérés comme diffamatoire. Nous vous rappelons que seuls des informations et documents factuels et pertinents, en lien direct avec les faits exposés dans l'alerte, sont autorisés
Dans un principe de respect de la confidentialité et des droits légitimes des personnes concernées, tout signalement fera l’objet d’une analyse rigoureuse et d’un audit interne détaillé. Le secret de l'identité de l'auteur d'un signalement désintéressé et de bonne foi sera préservé lorsqu'il dénonce des actes contraires à notre code éthique, des crimes ou des délits dont il a personnellement connaissance.
A quelles fins vos données personnelles sont-elles traitées ?
emlyon business school sera amené à collecter, utiliser, transférer, conserver ou effectuer tout autre traitement (collectivement « Traiter ») des données personnelles vous concernant, dans le cadre de la gestion de votre signalement sur la plateforme
https://speakup.emlyon.com, qui permet de signaler des faits de violence, harcèlement, discrimination, vol, corruption, trafic d’influence, conflit d’intérêts, fraude, ainsi que toute violation du Code de conduite anti-corruption de l’Ecole.
Ces Traitements ont pour finalité la gestion des signalements effectués :
- Réception du signalement
- Suivi de l’alerte
- Suivi de l’enquête consécutive à l’alerte
Sur quelles bases se fondent ces traitements de données ?
emlyon business school met en œuvre les opérations de traitement relatives à la gestion des signalements reçus sur la plateforme Speakup dans le cadre d’une obligation légale (article 6-1, c. du RGPD). Cette obligation couvre la mise en place d’un dispositif de signalement pour les faits entrant dans le cadre de la protection des lanceurs d’alerte des articles 6 à 16 de la loi Sapin 2, ainsi que pour les violations du Code de conduite anti-corruption de l’Ecole (article 17-II, 2. de la loi Sapin 2).
Les signalements de faits de violences physiques, sexuelles ou sexistes, harcèlement, discrimination, vol ou fraude sont mis en œuvre sur la base de l’intérêt légitime d’emlyon business school à garantir à ses étudiants et collaborateurs une écoute, un accompagnement et une protection face à ces agissements (article 6-1, f. du RGPD).
Quelles sont les personnes concernées par ces traitements de données ?
La plateforme de signalement est ouverte aux collaborateurs permanents (salariés) et ponctuels (vacataires et autres intervenants) d’Early Makers Group et de ses filiales, ainsi qu’aux étudiants des différents programmes dispensés par emlyon business school.
Les
personnes éventuellement dénoncées dans les signalements effectués sur la
plateforme d’alerte sont également concernées par ces traitements de données.
Cependant, en raison du risque important de compromission de la réalisation des
objectifs de la plateforme, leur droit à l’information n’est pas applicable, en
vertu de la dérogation prévue à l’article 14.5 du RGPD.
Quelles données sont nécessaires pour ces traitements ?
L’auteur du signalement peut communiquer ses nom, prénoms, profession, adresse e-mail et numéro de téléphone s’il décide de ne pas procéder à un signalement anonyme ; dans ce cas, un code d’accès lui sera attribué pour pouvoir suivre la procédure tout en restant anonyme. Les informations transmises dans le signalement ainsi que les éventuelles pièces jointes sont également Traitées.
L’identité, les fonctions et coordonnées des personnes faisant l’objet d’une alerte et des personnes intervenant dans son recueil ou son traitement sont également susceptibles d’être Traitées.
Qui accède à vos données ?
Seuls les référents salariés de l’Ecole nominativement désignés sur la page d’accueil de la plateforme d’alerte ont accès aux données fournies par les auteurs de signalements. Ces référents peuvent, uniquement avec l’accord préalable de la personne concernée, transférer des informations à tout autre salarié d’emlyon business school dont la participation est nécessaire au bon traitement de l’alerte.
Les données personnelles collectées sur la plateforme de signalement sont également accessibles au prestataire mettant la plateforme à disposition de l’Ecole ; un accord relatif au traitement des données garantit que ce sous-traitant n’extraira pas et n’exploitera pas les données personnelles stockées sur la plateforme.
emlyon business school pourra également transférer le contenu des signalements aux autorités administratives et judiciaires compétentes, en cas d’ouverture d’une enquête ou sur demande de l’auteur du signalement.
Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
emlyon business school conserve le signalement et les données personnelles qu’il contient pour une durée qui varie selon le statut du signalement :
- Signalement manifestement hors du champ du dispositif d’alerte : suppression immédiate du signalement et des données qu’il contient.
- Alerte classée sans suites : suppression du signalement deux mois après la clôture de l’enquête.
- Alerte suivie d’une procédure disciplinaire/contentieuse : conservation pendant la durée du délai de prescription de l’action publique afin de permettre la communication de preuves en cas de poursuites pénales : six ans après la clôture de la procédure lorsque l’alerte concerne un fait susceptible d’être qualifié de délit, et vingt ans lorsque les faits sont susceptibles d’être qualifiés de crime.
Informations et droits
Le responsable de ce traitement est la société Early Makers Group S.A., représentée par Madame Isabelle HUAULT, Présidente du Directoire.
Chaque utilisateur dont les données personnelles ont fait l’objet d’un traitement dispose de droits :
- Droit d’accès aux données traitées, afin de se faire communiquer l’ensemble des données personnelles collectées sur le demandeur
- Droit de rectification des données traitées lorsque celles-ci sont incomplètes, inexactes, équivoques ou périmées
- Droit d’effacement des données traitées, lorsque la suppression de ces données repose sur des motifs légitimes
- Droit de limitation du traitement, afin de suspendre temporairement l’utilisation de certaines données
- Droit d’opposition au traitement, lorsque cette demande repose sur un motif légitime.
Les personnes dont les données personnelles font l’objet d’un traitement peuvent demander à exercer ces droits au responsable de la protection des données, qui répondra sous un mois à la requête, à l’adresse suivante : dataprivacy@em-lyon.com.
Il est également possible pour toute personne dont les données personnelles font l’objet d’un traitement de saisir la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) pour toute réclamation.
